Ted Nguyen
Đề cập đến một nhà quản lý nhân sự giỏi, nhiều người thường hình dung ra mẫu người có thể đưa ra một chiến lược kinh doanh tốt, giúp doanh nghiệp của họ đạt được doanh thu, lợi nhuận cao. Thực tế, nhà quản lý thành công là người có cách quản lý thu phục được sự tận tụy, hết lòng của nhân viên, từ đó tạo nên một tổ chức, doanh nghiệp thành công.
Thu phục lòng người bằng sự lắng nghe
Đâu là yếu tố làm cho một nhân viên gắn bó lâu dài với công việc và không ngừng nỗ lực làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày? Phải chăng đó là do mức lương – thưởng cao hay các đồng nghiệp vui vẻ? Hơn tất cả, cách ứng xử giữa người quản lý nhân sự với nhân viên mới là yếu tố quyết định đối với câu hỏi trên.
Không quá khó hiểu khi rất nhiều nhân viên cảm thấy gắn bó với công việc khi có một cấp trên biết lắng nghe và cảm thông. Vì khi bất cứ đề xuất, ý kiến nào của mình đều được sếp ghi nhận và có phản hồi (đồng ý hoặc không đồng ý), nhân viên sẽ cảm thấy mình có giá trị trong công việc. Ngược lại, thói quen lắng nghe cũng giúp cho nhà quản lý hiểu được các vấn đề của nhân viên, tận dụng được khả năng tư duy sáng tạo của họ trong việc cải tiến (improvement) và đổi mới (innovation) trong kinh doanh.
Hầu hết các nhà quản lí nhân sự cảm thấy dễ dàng trong việc đặt ra những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho nhóm nhân viên hoặc doanh nghiệp của mình nhưng lại gặp khó khăn trong việc giải đáp câu hỏi: “Làm sao để nhân viên không cảm thấy mình đang bị áp đặt những mục tiêu do cấp trên đưa ra?”. Một nhà quản lý đắc nhân tâm hiểu rằng việc dành ra từ 20 đến 30 phút để trò chuyện với mỗi nhân viên và cùng họ thảo luận về kế hoạch công việc (performance plan) là thật sự – cần thiết. Thứ nhất, buổi trò chuyện khiến nhân viên cảm thấy rằng mình được cấp trên tin tưởng và họ có cơ hội thể hiện mình. Với khả năng dẫn dắt câu chuyện một cách khéo léo, nhà quản lý khiến họ cảm thấy rằng họ là người chủ động đặt ra kế hoạch công việc cho mình và họ có động lực lẫn trách nhiệm để hoàn thành kết quả đó. Thứ hai, qua đó nhà quản lý hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, từ đó có cách theo dõi tiến độ công việc hợp với từng người (mỗi tháng, hai tháng, ba tháng,…). Những nhân viên nào được đôn đốc, nhắc nhở liên tục sẽ hiểu rằng mình cần nâng cao kỹ năng để đáp ứng tốt hơn trong công việc. Trong trường hợp nhân viên này không thể đáp ứng được công việc, bị chỉ trích hoặc sa thải thì họ cũng sẽ không có sự phản đối mạnh mẽ.
Ứng xử với nhân viên theo từng nhóm
Mọi cách quản lí nhân sự đều đưa đến một mục tiêu cuối cùng là để nhân viên làm việc một cách nhiệt tình, vui vẻ và đạt hiệu quả. Nhiều nhà quản lý cảm thấy bối rối khi phải quản lý một số lượng nhân viên lớn mà mỗi người lại có những vấn đề, tính cách riêng. Vậy đâu là cách quản lý khả thi?
Kinh nghiệm quản lý ở các tập đoàn lớn cho thấy, việc nắm bắt và ứng xử với nhân viên sẽ dễ dàng hơn khi chia nhân viên theo từng nhóm dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và thái độ của họ trong công việc như sau: (1) Nhóm thiếu kỹ năng, kinh nghiệm và chưa có ý thức học hỏi, (2) Nhóm kỹ năng chưa tốt, ít kinh nghiệm nhưng nhiệt tình và chịu khó học hỏi, (3) Nhóm kỹ năng tốt, có kinh nghiệm nhưng thái độ chưa tốt (biểu hiện thường thấy ở những người “sống lâu nên lão làng”), (4) Nhóm kỹ năng tốt, giàu kinh nghiệm và thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình.
Với từng nhóm nhân viên như trên, cách quản lý tương ứng như sau:
Nhóm (1) – Direct: Nhà quản lý nhân sự nên giao công việc một cách cụ thể, rõ ràng (làm việc gì, làm như thế nào, thời hạn) và theo dõi tiến độ công việc.
Nhóm (2) – Coach/ Teach/ Mentor: Nhà quản lý chỉ giúp đỡ nhân viên về kỹ năng hoặc nhờ người huấn luyện thêm về cách thức làm việc để họ cảm thấy mình đang được hỗ trợ, đồng thời khuyến khích họ phát huy sự nhiệt tình trong công việc.
Nhóm (3) – Participate: Nhà quản lý nên có thái độ công nhận giá trị của nhân viên, ngỏ ý muốn họ tham gia công việc với cấp trên và đồng nghiệp. Cách nói phù hợp là: “Anh/chị nghĩ vấn đề này nên làm thế nào?”, tránh ra lệnh: “Anh/chị nên làm thế này…”.
Nhóm (4) – Delegate: Cấp trên và cấp dưới thảo luận về công việc một cách thoải mái, thường thì cấp trên chỉ quản lý kết quả chứ không cần kiểm soát công việc một cách gắt gao.
Lắng nghe, thông cảm và có cách ứng xử phù hợp với từng nhóm nhân viên thoạt trông có vẻ đơn giản nhưng thực tế khi áp dụng lại không hề dễ dàng. Đây là những kỹ năng cần phải học tập và thực hành liên tục để tạo thành một thói quen hay một phản xạ tức thời. Đặc biệt là với nhóm (3), họ thường là những nhân viên lớn tuổi, nhiều kinh nghiệm nhưng không chịu hợp tác, cấp trên phải biết bỏ qua cái tôi của mình mới mong thu phục được họ. Tuy nhiên, việc thu phục tấm lòng của nhân viên không nhất thiết phải cùng vui vẻ trên bàn nhậu. Hãy đối xử với cấp dưới bằng tình cảm chân thành, người quản lí nhân sự sẽ nhận được sự tận tụy tự nhiên từ nhân viên.
