Trương Chí Dũng, Giám đốc R&D, công ty Le & Associates
Mark Hurst, chủ website www.bitliteracy.com, đã giới thiệu một giải pháp hay để giảm tải công việc do email đến quá nhiều. Đọc giải pháp nghe có vẻ rất ngây ngô: Giải pháp đơn giản để chống quá tải từ e-mail là làm cho nó không quá tải nữa.
Theo ông thì vấn đề chính là cách ứng xử với hộp thư đến (inbox). Nếu trước đây chưa có Internet, và quay lại lúc con người còn nhận thông tin qua những hộp thư thực sự. Bấy giờ luôn có sự phân loại thư từ công văn đến trước khi đưa vào xử lý. Nay, với email, ông đề xuất việc phân loại thông tin đến tương tư như vậy. Có thể tóm tắt nhận định của ông về lý do “gốc” mà mọi người quyết giữ lại email trong hộp thư đến của mình là:
- Việc cần làm: Người sử dụng thường giữ lại email trong hộp thư đến vì có những email chứa đựng thông tin về các việc cần làm
- Các hồ sơ trong hệ thống: Trong các email đến có đính kèm hồ sơ, biên bản buổi họp, thông tin nhắn về tình trạng dự án, các đề xuất, và các tài liệu quan trọng khác tương tự.
- Lịch trình công việc: Trong các email đến có chứa lịch các buổi họp, hội nghị hợi thảo, và vô vàn các cuộc hẹn chưa thực hiện.
- Danh sách các thông tin cần thiết: Trong các email đến có chứa các địa chỉ, địa chỉ web, tên người dùng, và thậm chí mật khẩu.
- Sổ địa chỉ: Trong các email đến có chứa các thông tin như só điện thoại, địa chỉ bưu chính của nhiều người liên quan.
Bước 1: Đọc tất cả các e-mail cá nhân, sau đó xóa chúng.
Bước 2: Xóa tất cả thư rác.
Bước 3: Mở xem các thư dạng FYI (thông tin tham khảo), và xóa chúng. Giải quyết ngay các việc cần làm nếu chỉ mất hai phút, giải quyết xong thì xóa email khỏi hộp thư đến. Chuyển các việc cần làm khác dài thời gian hơn vào nơi lưu giữ nội dung việc cần làm, rồi xóa email liên quan trong hộp thư đến. Có vẻ như phương pháp của Hurst quá đơn giản, biết có hiệu nghiệm thực sự không?
Nhưng trước hết ý tưởng về việc phân loại email đến, và sau đó xóa rỗng hộp thứ đến mỗi cuối ngày là một ý tưởng đáng chú ý. Và theo Hurst nó là giải pháp chính trong giảm quá tải công việc do email đến gây ra. Và việc áp dụng cho mọi nhân viên trong một môi trường làm việc có email có thể là một biện pháp mới về năng suất.
