Đánh giá năng lực nhân viên là hoạt động được tổ chức định kỳ. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức còn mới và chưa ổn định thì việc tổ chức quản lý, đánh giá nhân viên vẫn gặp nhiều khó khăn, lúng túng. Vậy phải làm thế nào để có thể triển khai quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả nhất?
1. Mục đích của đánh giá năng lực nhân viên
Trước khi tiến hành đánh giá năng lực nhân viên, doanh nghiệp cần xác định được mục đích của quá trình đánh giá năng lực nhân viên là gì. Nếu thực hiện mà không có mục tiêu cụ thể, kết quả đánh giá sẽ không được như mong muốn.
Nhân lực là tài sản quý giá đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Hệ thống đánh giá được xây dựng làm cơ sở để hình thành một tổ chức công bằng, minh bạch, tôn trọng giá trị con người. Thông qua đó, đảm bảo sự chính xác khi đánh giá định kì theo năng lực cho nhân viên nhằm kịp thời đánh giá chính xác ưu nhược điểm của nhân viên và lên kế hoạch phát triển hợp lí cũng như xây dựng cơ chế đãi ngộ hợp lý đối với những nhân viên xuất sắc.
Việc đánh giá cá nhân rất quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức. Công tác quản lý nhân sự có hiệu quả thì chất lượng công việc mới gia tăng. Khi được công nhận đúng năng lực và trả thù lao xứng đáng, nhân viên sẽ có động lực để cống hiến cho tổ chức. Đó cũng là nền tảng để mọi hoạt động đãi ngộ như phúc lợi, chế độ thưởng, phạt hợp lý, giúp mọi hoạt động được minh bạch và nhân viên cũng có mục tiêu phấn đấu rõ ràng.
Sau khi ứng dụng các câu hỏi của bài test đánh giá năng lực nhân viên, doanh nghiệp sẽ biết được hiệu suất làm việc của nhân viên và khả năng làm việc của nhân viên là như thế nào. Từ đó, so sánh với mục tiêu KPI đã đề ra để xác định xem liệu kết quả làm việc như vậy đã ổn hay chưa, mức KPI đó có quá sức đối với nhân viên hay không. Qua đó, doanh nghiệp đưa ra giải pháp điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp.
Không những vậy, các câu hỏi đánh giá năng lực nhân viên sẽ cho phép doanh nghiệp nắm được khả năng thiết lập mục tiêu của từng cá nhân. Vì doanh nghiệp dễ dàng quan sát được cách họ nỗ lực để tiến đến mục tiêu, cách họ phản ứng với nghịch cảnh hoặc thất bại một cách rõ ràng nhất. Nếu nhận thấy nhân viên chán nản, buông xuôi khi không đạt kết quả tốt thì tìm cách để tạo động lực cho họ. Với quá trình đó, các quản lý nhân sự cũng sẽ nhận ra những lỗ hổng trong cách quản lý của mình. Thấy được điểm nào chưa phù hợp cần loại bỏ hoặc điểm nào còn thiếu sót thì cải thiện.
Kết quả của việc đánh giá năng lực nhân viên sẽ là tiền đề cho các quyết định bổ nhiệm, khả năng thăng tiến của một cá nhân, giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn chính xác nhất về khả năng làm việc và phát triển của từng người, tạo cơ sở để xây dựng bộ máy quản lý hiệu quả.
Xem thêm Gỡ rối thiết lập KPIs đánh giá nhân viên
2. Các bước xây dựng quy trình đánh giá năng lực nhân viên
Để đạt được kết quả như mong đợi, doanh nghiệp cần có quy trình đánh giá năng lực nhân viên phù hợp, tuân thủ chặt chẽ các bước dưới đây:
- Xác định năng lực cốt lõi của doanh nghiệp:
Kiến thức, kỹ năng chuyên môn là dấu hiệu để nhận biết năng lực của một cá nhân, trong khi năng lực cốt lõi của doanh nghiệp chính là lợi thế cạnh tranh nổi trội có thể có của doanh nghiệp – thứ tạo nên sự khác biệt với đối thủ.
Năng lực cá nhân kết hợp cùng năng lực cốt lõi của doanh nghiệp sẽ tạo ra hiệu quả tối đa. Ví dụ, tính chu đáo là năng lực cá nhân của nhân viên phục vụ và tính sang trọng là năng lực cốt lõi của một khách sạn cao cấp phối hợp với nhau sẽ tạo được ấn tượng với khách hàng và tăng khả năng giữ chân khách hàng trong tương lai.
- Kết hợp các năng lực cốt lõi của doanh nghiệp với năng lực cá nhân của nhân viên:
Doanh nghiệp cần cân nhắc xem những ưu thế thuộc tính cá nhân nào của nhân viên đóng góp vào lợi thế cạnh tranh của công ty. Đây là công tác quan trọng để quyết định sự phát triển của cá nhân dẫn đến sự thành công của doanh nghiệp.
- Xác định các năng lực chung cần thiết:
Nghiên cứu của Trung Tâm Hướng Nghiệp của Đại Học Victoria xác định 10 năng lực chung hàng đầu là: quản lý bản thân; nhóm năng lực dự án và tổ chức; quản lý thông tin; nghiên cứu và phân tích; làm việc nhóm; giao tiếp; quản trị chất lượng; hành vi chuyên nghiệp; trách nhiệm xã hội và không ngừng học hỏi.
- Đối chiếu các năng lực cá nhân, loại bỏ những thuộc tính trùng lặp:
Đánh giá chéo năng lực cá nhân và loại trừ những năng lực trùng với năng lực chung đã định sẽ giúp ngăn ngừa tình trạng lãng phí và tiết kiệm nhiều thời gian hơn cho quá trình đánh giá năng lực.
- Xác định từng năng lực cá nhân:
Có thể dựa vào các tiêu chí để xác định thực lực của nhân viên: Kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, bằng cấp, tỷ lệ và khối lượng công việc hoàn thành, hiệu quả công việc, kỹ năng mềm,…
Đối với cấp quản lý trở lên, ngoài tiêu chí tiên quyết là hiệu quả công việc, các kỹ năng khác như kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý, khả năng truyền động lực, cảm hứng, kĩ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề… cũng cần được đánh giá.
- Xây dựng thang điểm đánh giá mức độ năng lực của từng nhóm nhân viên:
Tùy theo khả năng của mỗi người mà một người có thể thông thạo một/nhiều loại năng lực, hoặc một người nào đó sở hữu năng lực mà những người khác đang trong giai đoạn phát triển hoặc không thể phát triển năng lực này. Thang điểm 5 thường được sử dụng trong thang đánh giá. Người đạt thang điểm cao nhất thể hiện năng lực vượt mức mong đợi. Thang điểm thấp nhất là những người bắt đầu quá trình nuôi dưỡng và phát triển năng lực. Các thang điểm còn lại biểu lộ năng lực ở mức độ trung bình.
- Thiết kế các mẫu đánh giá năng lực:
Bao gồm định nghĩa, ghi chú về biểu hiện điển hình của doanh nghiệp và xây dựng thang điểm chuẩn cho năng lực bằng cách xác định tiêu chí đánh giá, quá trình theo dõi và kế hoạch phát triển cho tương lai.
- Mẫu đánh giá:
Mẫu đánh giá gồm 2 phần: Doanh nghiệp đánh giá và phản hồi của nhân viên. Mẫu đánh giá nhân viên cụ thể sẽ giúp nhà quản lý đánh giá công tâm và khách quan. Mẫu đánh giá miêu tả rõ ràng quy định của các tiêu chí và đầy đủ chỉ số đánh giá sẽ tiết kiệm thời gian và công sức.
- Sắp xếp trao đổi riêng với từng nhân viên:
Các nhà quản lý cần giải thích tiêu chí, chỉ số đánh giá và tiếp nhận phản hồi của nhân viên. Sau khi nhận được kết quả đánh giá, với vai trò là một nhà quản lý, người đánh giá cần nhận xét về điểm mạnh yếu của nhân viên để tránh làm cho họ cảm thấy bị chèn ép hoặc quá đề cao, và đưa ra hướng giải quyết bằng cách lên kế hoạch phát triển, cải thiện. Việc này sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự coi trọng, tận tâm với nhân viên, góp phần thúc đẩy họ thay đổi tích cực hướng tới mục tiêu chung. Đồng thời, thường xuyên khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi trong quá trình làm việc.
Trước khi tiến hành đánh giá, cần đưa ra quy định rõ ràng về thưởng, phạt để việc đánh giá hữu ích. Ví dụ, nếu nhân viên đạt KPI thì thưởng như thế nào, còn nhân viên không hoàn thành thì sẽ chịu các hình thức: nhắc nhở, kiểm điểm,…
Xem thêm Ưu nhược điểm của hệ thống KPI
Khi hoàn thiện xong quy trình đánh giá năng lực nhân viên, người quản lý cần phải xem khi nào thì nên bắt đầu. Một số công ty thu kết quả đánh giá vào 1 thời điểm trong năm, có một số khác thì thu kết quả sau 30 ngày làm việc. Kết quả thu được sẽ mang lại cho doanh nghiệp góc nhìn tổng quan về nhân sự công ty. Cũng từ đó có những hướng điều chỉnh phù hợp với sự phát triển chung.
3. Các câu hỏi đánh giá năng lực nhân viên
Để những câu hỏi đánh giá năng lực nhân viên khai thác tối đa thái độ, chuyên môn của nhân viên cũng đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải tốn khá nhiều chất xám vì những câu hỏi cần đánh đúng mục đích câu hỏi để nhân viên nhìn nhận đúng vấn đề, trả lời trung thực tình trạng của bản thân. Một số câu hỏi đánh giá năng lực mà nhà lãnh đạo có thể sử dụng như:
- Bạn hiện đã hoàn thành các mục tiêu và công việc nào?
- Làm thế nào để bạn đo lường kết quả và khối lượng công việc hoàn thành với các tiêu chí đã đề ra ban đầu?
- Việc hoàn thành các mục tiêu có gặp thách thức hay khó khăn gì không?
- Bạn có dự định thực hiện mục tiêu và dự án gì?
- Bạn đã từng xóa bỏ hoặc điều chỉnh mục tiêu không còn phù hợp hay không ưu tiên nữa không?
- Bạn có nhiệm vụ ưu tiên nào hoặc dự án nào vừa xuất hiện nhưng cần phải thêm vào cho mục tiêu mới không?
- Bạn đã từng thêm nhiệm vụ hoặc dự án nào ngoài kế hoạch vào danh sách cần làm hay không?
- Bạn có cần nguồn lực và sự hỗ trợ để thực hiện các mục tiêu còn lại không?
- Theo bạn, những trở ngại, thử thách gì sẽ gây cản trở việc tăng hiệu suất?
- Bạn có những kiến thức, kỹ năng nào để đáp ứng yêu cầu công việc?
- Tôi có thể hỗ trợ gì để bạn thành công?
4. Một số khó khăn và lưu ý khi triển khai các cách đánh giá năng lực nhân viên
Trong quá trình xây dựng câu hỏi về đánh giá nhân viên, nhà quản lý cũng sẽ gặp một số khó khăn như sau:
- Mơ hồ về tính chân thật:
Nếu chỉ dựa vào kết quả báo cáo nhân viên thì rất khó để đưa ra kết luận về cách làm việc cũng như biểu hiện tính cách của một người. Không hiểu hết những gì nhân viên làm dẫn đến việc khó theo dõi tiến độ công việc, quá trình triển khai kế hoạch trong tương lai.
- Khó đưa ra được tiêu chí đánh giá minh bạch:
Xây dựng một quy trình đánh giá nhân viên tưởng dễ nhưng trong thực tế thì lại khó. Một số người còn mơ hồ khi thiết lập những thang điểm đánh giá, nên có thể xảy ra sự bất đồng quan điểm giữa người đánh giá và người được đánh giá. Từ đó sẽ nảy sinh ra nhiều câu hỏi về tính minh bạch, tất nhiên độ chính xác cũng là ngẫu nhiên, tùy hứng.
- Khó khăn trong việc đánh giá bao quát toàn bộ nhân viên:
Không nói đến những doanh nghiệp vừa và nhỏ, một số doanh nghiệp lớn với con số lên tới hàng nghìn nhân viên sẽ là vấn đề đối với các nhà quản lý. Đặc biệt, việc kiểm soát số lượng lớn nhân viên trong khoảng thời gian dài dường như sẽ không có hiệu quả nếu không có phương pháp đánh giá đúng.
Sử dụng dịch vụ đánh giá năng lực nhân viên của bên thứ ba sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, thu được kết quả đánh giá một cách chỉn chu, minh bạch nhất. Với sự uy tín trong dịch vụ đánh giá năng lực nhân viên qua những phản hồi của khách hàng, L & A sẽ giúp doanh nghiệp khám phá những khả năng tiềm ẩn của nhân viên, tối đa hóa hiệu suất công việc.
Nói tóm lại, việc đánh giá nhân viên đúng cách sẽ mang lại nhiều lợi ích. Hi vọng qua bài viết này, doanh nghiệp có thể tìm cho mình phương pháp phù hợp với nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả. Tìm hiểu chi tiết quy trình phát triển và đánh giá năng lực nhân viên cùng L & A.
Có thể bạn quan tâm:
