“Bí kíp thích ứng nhanh cho lãnh đạo nhân sự” là chuyên đề thứ ba thuộc khuôn khổ Diễn đàn Nhân sự “Vươn tới tương lai” do L&A Holdings và Mazars phối hợp với Saigon Times Club tổ chức ngày 23/10/2020. Ngoài những chia sẻ hữu ích về sự “thích ứng linh hoạt” để ứng dụng trong bối cảnh có nhiều thử thách, chuyên đề cũng mang đến cái nhìn tổng quát về thị trường cung ứng lao động nói chung.
Chuyên đề được điều phối bởi Bà Phạm Thị Mỹ Lệ – Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc L & A Holdings. Ông Richard McClellan – Tư vấn viên cấp cao RMAC Advisory, LLC; Ông Sean Colin Blackwell – CEO Enablecode; Bà Phan Thị Mỹ Hằng – Trưởng phòng Nhân sự tại Fico-YTL Cement là những diễn giả chia sẻ tại chuyên đề.
(Ông Richard D. McClellan trình bày mở đầu Chuyên đề 3 “Bí kíp thích ứng nhanh cho lãnh đạo nhân sự”)
Thiết kế doanh nghiệp theo tư duy linh hoạt, chấp nhận “Không gian ngưỡng”
Mở đầu chuyên đề, Bà Phạm Thị Mỹ Lệ – Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc L & A Holdings, điều phối viên đặt vấn đề: “Không ai trong chúng ta biết chuyện gì sẽ xảy ra vào ngày mai. Vậy nên doanh nghiệp cần trang bị những gì để có khả năng thích ứng nhanh và vẫn phát triển trong khủng hoảng?”.
Trả lời câu hỏi này, Ông Richard D. McClellan – Cố vấn cao cấp RMAC Advisory, LLC cho hay: “Muốn xây dựng một tổ chức có khả năng thích ứng nhanh cần có “tư duy linh hoạt”.
Linh hoạt khởi đầu là một phương pháp luận trong phát triển phần mềm, sau đó đã được mở rộng sang tất cả các khía cạnh kinh doanh. Và hiện thời, linh hoạt là một chủ đề phổ biến với nhiều “khuôn mẫu” có sẵn”.
Theo Ông Richard D. McClellan, một doanh nghiệp có tư duy truyền thống thường xây dựng tầm nhìn chú trọng vào việc kiểm soát thị trường, tài nguyên và con người dựa trên văn hóa sợ hãi. Mô hình kinh doanh tập trung vào việc nắm bắt giá trị từ đối thủ cạnh tranh và dựa trên văn hóa tư lợi. Họ thường xây dựng mô hình hoạt động tuyến tính hình kim tự tháp ngược dựa trên văn hóa chắc chắn và các hoạt động lặp đi lặp lại. Mô hình tổ chức tập trung vào cạnh tranh với cấu trúc cứng nhắc, phân cấp dựa trên chuỗi mệnh lệnh và văn hóa cưỡng chế. Hệ sinh thái doanh nghiệp phát triển dựa trên sự quan tâm đến bảo tồn, thể hiện qua quan điểm thị trường đơn giản, cố gắng bảo vệ doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa bằng cách nâng cao hàng rào gia nhập thị trường từ văn hóa của sự khan hiếm.
Vậy doanh nghiệp có tư duy linh hoạt sẽ có những điểm khác biệt gì so với doanh nghiệp tư duy truyền thống?
Ông Richard D. McClellan chia sẻ: “Doanh nghiệp tư duy linh hoạt có tầm nhìn tập trung vào mục đích nâng cao thị trường, nguồn lực và con người dựa trên “văn hóa xác thực”. Mô hình kinh doanh hướng về tạo giá trị trên cơ sở tiếp cận toàn diện, phát triển cho các bên liên quan dựa trên văn hóa tương hỗ. Mô hình hoạt động phù hợp cho sự linh hoạt sẽ là tập trung vào đổi mới thông qua các chu kỳ tăng trưởng bao trùm văn hóa khám phá và học hỏi từ những sai lầm. Mô hình tổ chức một doanh nghiệp linh hoạt cần có là tập trung vào những mạng lưới có thể mở rộng và các mối quan hệ làm việc nhóm dựa trên văn hóa hợp tác. Do đó, hệ sinh thái doanh nghiệp đó cần sẽ tập trung vào sự tiến hóa trên cơ sở thấu hiểu, định hình, thích nghi với môi trường phức tạp và năng động, dựa trên văn hóa của sự phong phú”.
Ông Richard D. McClellan nói thêm: “Theo định nghĩa của học viện telos, giai đoạn khủng hoảng và gián đoạn hoạt động xã hội vì dịch Covid – 19 vừa qua được xem là một “không gian ngưỡng”.
Theo đó, “không gian ngưỡng” là một khoảng thời gian bị ngắt quãng nhưng lại tạo ra sự đón nhận thay đổi. Mọi quốc gia, chính phủ, doanh nghiệp, cá nhân đều từng trải qua những trải nghiệm “ngưỡng” trong cuộc sống của mình dù chúng ta không có ý thức về nó, và “ngưỡng” thường bị xem là khoảng thời gian “tồi tệ”. Tuy nhiên, “không gian ngưỡng” sẽ mở ra một giai đoạn mới nơi chúng ta dễ phát triển hoặc thay đổi hơn.
Vậy để khuyến khích tư duy thích ứng nhanh tại “không gian ngưỡng”, các lãnh đạo nhân sự cần phải làm gì?
Ông Richard D. McClellan cho rằng: “Trước tiên, các lãnh đạo nhân sự cần ý thức về việc tự đào tạo về các nguyên tắc linh hoạt, đặc biệt khi chúng liên quan đến thiết kế tổ chức và hệ thống quản lý. Cần thường xuyên nhận thức rằng bạn đang ở trạng thái không gian ngưỡng (vốn luôn thay đổi và không chắc chắn). Chỉ khi tỉnh táo nhận diện thực tại, người lãnh đạo mới xác định được các cơ hội chuyển đổi ở tất cả các cấp của hệ thống, cá nhân, nhóm, bộ phận và toàn công ty. Nên khen thưởng những người suy nghĩ linh hoạt (và nên kết hợp sự linh hoạt vào các tiêu chí tuyển dụng cũng như đánh giá hiệu quả công việc). Ngoài ra, còn cần ủng hộ các hoạt động cố vấn, huấn luyện, nhận phản hồi về các thay đổi”.
(Ông Colin Blackwell chia sẻ về nội dung “Ứng dụng công nghệ AI sẽ thúc đẩy sự thành công cho doanh nghiệp”.)
Theo kịp trí thông minh nhân tạo (AI) sẽ thúc đẩy khả năng “thích ứng nhanh”
Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự, ông Colin Blackwell -CEO Enablecode – doanh nghiệp xã hội về công nghệ với sứ mệnh tạo việc làm cho người khuyết tật tại Việt Nam chia sẻ: “Chúng ta cần hiểu điều đáng sợ nhất chính là mọi người không thay đổi trong thời buổi cần phải thay đổi. Ứng dụng công nghệ, AI sẽ góp phần thúc đẩy sự thành công”.
Theo ông Colin Blackwell, muốn thích ứng nhanh với những thay đổi khó lường, người lãnh đạo doanh nghiệp cần tận dụng sức mạnh của công nghệ và Internet để thúc đẩy đa dạng phương án hợp tác làm việc. Có thể dài ngày, ngắn ngày, có khi chỉ trong vài ngày hoặc vài tiếng đồng hồ. Một công ty vẫn đảm bảo hiệu quả công việc từ tìm kiếm các nguồn cung ứng lao động thông qua lựa chọn những kỹ năng phù hợp với từng dự án từ các đối tác thuê ngoài hoặc freelancer ở bất kỳ đâu. Trong khi phần lớn doanh nghiệp lao đao vì thiệt hại thương mại quá lớn thì một số khác, nhờ nhanh chóng chuyển đổi (đặc biệt là chuyển đổi số), nhờ có tư duy mới về nhân sự và áp dụng các phương pháp linh hoạt, thích ứng nhanh (agile), đã vươn lên làm tốt hơn trước và đạt được thị phần”.
Ông Colin Blackwell tư vấn: “Ứng dụng công nghệ AI sẽ thúc đẩy sự thành công cho doanh nghiệp”.
Một số thống kê cho thấy, khi tiếp cận AI, có thể tạo ra top 1% những người giàu có và 20% người lao động cải thiện hiệu suất công việc tốt hơn trước. Tuy nhiên, AI cũng khiến 40% người lao động mức trung bình lo lắng và 40% mức dưới cùng phải rời khỏi công việc vì không chấp nhận hoặc không theo kịp sự thay đổi.
Số liệu này quả thực sẽ khiến cho phần lớn nhân sự trong doanh nghiệp lo lắng. Những gì họ nghĩ có thể là “công việc của tôi đang bị đe dọa”, “tầm quan trọng của tôi đang bị thách thức”, “thay đổi là điều đáng sợ” và tôi muốn cách làm việc cũ quay trở lại.
Nhưng liệu chúng ta có cần lo sợ AI, Robot sẽ chiếm mất việc làm không? Thông điệp chính là hãy để máy tính làm những công việc nhàm chán, có tính chất lặp đi lặp lại. Chúng ta cần thay đổi để bảo vệ công việc của mình bằng việc tìm kiếm hoặc cải thiện công việc hiện tại của mình theo những cách mới mẻ, sáng tạo và thú vị hơn.
Covid – 19 dẫn đến suy thoái, các nhà máy tạm dừng hoạt động, gián đoạn chuỗi cung ứng, người tiêu dùng chuyển qua mua sắm trên các kênh thương mại điện tử hoặc doanh nghiệp chuyển đổi qua mô hình làm việc từ xa… Trong khi đối thủ cạnh tranh, khách hàng, đất nước của bạn, thậm chí cả thế giới đều đang áp dụng AI và Agile để chuyển đổi thị trường và hiện đại hóa quy trình hoạt động, nếu bạn đứng yên trong nỗi sợ hãi, vậy nỗi sợ hãi sẽ đè bẹp bạn!
Do đó, AI và tư duy linh hoạt đóng vai trò quan trọng trong thời kỳ thuộc “không gian ngưỡng”, hỗ trợ đối phó với bất ổn cũng như đón nhận cơ hội mới. Ông Colin Blackwell nhấn mạnh: “Thích ứng nhanh trong giai đoạn Covid – 19 nên là tập trung vào việc “giữ sự bình thường””.
Những công ty hoàn hảo của năm 2020 là những đơn vị đã chuyển đổi số gần đây và sử dụng phương pháp Agile đều đạt được thị phần và sử dụng tư duy nhân sự mới để tồn tại. Trong khi đó, những công ty truyền thống vẫn đang loay hoay với việc ứng dụng tự động hóa thế hệ cuối cùng; Quản trị doanh nghiệp theo hệ thống phân cấp, quy trình không linh hoạt và mô hình kinh doanh đơn giản phải chịu các thiệt hại về thương mại mà không thể hiểu được vì sao lại như thế cũng như chỉ cố gắng hy vọng những điều “bình thường mới” biến mất.
Trong giai đoạn khủng hoảng, doanh nghiệp nên xây dựng nguồn nhân lực như thế nào để đảm bảo hoạt động của mình?!
Một công ty lạc hậu chỉ có thể nghĩ đến hai lựa chọn: Tuyển dụng nhân viên trực tiếp và cố định theo kiểu cũ và Ký hợp đồng với các nhà cung cấp chỉ làm về công việc đó. Trong khi một công ty hiện đại sẽ kết hợp cả hai phương thức truyền thống này cùng lúc với: Thúc đẩy hợp tác kinh doanh, thuê ngoài, sử dụng Freelancer, ứng dụng AI để bổ sung các kỹ năng, quy trình còn thiếu nhằm đạt mục tiêu công việc.
Muốn thích ứng nhanh và hoạt động linh hoạt: Doanh nghiệp cần thường xuyên “detox” cơ thể toàn diện
Đồng tình với ý kiến của hai diễn giả Richard D. McClellan và Colin Blackwell về việc ứng dụng công nghệ, AI trong doanh nghiệp, Bà Phan Thị Mỹ Hằng – Trưởng phòng Nhân sự tại Fico – YTL Cement đã chia sẻ thêm những kinh nghiệm mà chính bà Hằng là người trực tiếp triển khai tại doanh nghiệp của mình.
Bà Hằng cho hay: “Để có thể thích ứng nhanh với mọi biến động của thị trường, doanh nghiệp cần thiết phải thường xuyên tiến hành “detox cơ thể toàn diện”. Bà đã ứng dụng CNTT, sử dụng phương pháp Agile và quy trình Scrum nhằm kiện toàn hoạt động nhân sự doanh nghiệp một cách tối ưu nhất.
Thông qua việc chuyển hóa hoạt động bộ phân Nhân sự trong doanh nghiệp từ mô hình thực hiện trách nhiệm – nghĩa vụ truyền thống sang cung cách “phục vụ” khách hàng, cung cấp công cụ, chia nhỏ việc, liên tục kiểm tra, tinh giản quy trình và rút ngắn thời gian giải quyết công việc, đóng gói và số hóa dữ liệu, thay đổi thái độ làm việc của nhân viên trong bộ phận Nhân sự…. đã giúp doanh nghiệp vận hành nhẹ nhàng hơn, đáp ứng thị trường tích cực hơn cũng như xây dựng được văn hóa doanh nghiệp rõ ràng.
(Bà Phan Thị Mỹ Hằng trả lời câu hỏi của khán giả tại sự kiện trong Phiên thảo luận số 3)
Tư duy thích ứng nhanh: Nhận thức đúng mới có hành động đúng, phải bắt đầu từ lãnh đạo
Ứng dụng AI và Agile trong quản trị nhân sự của các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có thể gặp phải những khó khăn gì?
* Bà Phạm Thị Mỹ Lệ: Nhiều người hay đùa cửa miệng rằng “HR là hốt rác”. Vậy chị Mỹ Hằng đã truyền cảm hứng và đào tạo cho cấp dưới của mình như thế nào để biến HR thành nơi “thiết kế” thay vì “hốt rác”?
– Bà Phan Thị Mỹ Hằng: Tôi nghĩ rằng đầu tiên phải quan sát thật kỹ để biết doanh nghiệp cần tinh gọn ở đâu, sau đó ứng dụng CNTT giúp cải thiện hiệu suất làm việc. Mọi người sẽ bị thuyết phục bởi kết quả mang lại và vui vẻ hợp tác!
* Anh Alex Linh: Làm sao để quản lý được nỗi sợ hãi và sự kháng cự của nhân viên nhiều cấp độ giúp họ vượt qua “không gian ngưỡng”?
– Bà Phạm Thị Mỹ Lệ: Chúng ta có thể thống nhất với nhau rằng lãnh đạo doanh nghiệp nên xây dựng văn hóa thúc đẩy nhân viên phát biểu ý kiến và chấp nhận sai sót trong phạm vi cho phép theo tinh thần “thất bại là mẹ thành công”.
– Bà Phan Thị Mỹ Hằng: Tôi thường nhắc nhở các bạn nhân viên về việc sau khi tiếp nhận yêu cầu xong, thì bạn nên xác thực lại ngay với khách hàng rằng như thế này đã đúng với yêu cầu của anh/chị chưa? Chỉ khi nào mà hai bên cùng xác nhận thì mới triển khai, xong và chuyển giao. Và trong quá trình làm cần tương tác và nhận đánh giá phản hồi khách hàng liên tục. Do đó đã hạn chế rất nhiều sai sót và công sức. Thấy hiệu quả, dần dần các bạn nhân viên trở nên tích cực kết nối, tự tin phản biện với khách hàng, lãnh đạo và hiệu suất công việc tăng lên.
* Như vậy, một công ty nhỏ liệu có phải sẽ có khả năng agile tốt hơn so với công ty lớn?
– Bà Phan Thị Mỹ Hằng: Đúng là ứng dụng Agile tại các công ty nhỏ và công ty CNTT dễ hơn vì các bạn đều có tư duy về công nghệ, cái gì nhanh gọn lẹ là làm nhanh, đáp ứng nhanh. Còn đối với công ty lớn sẽ loay hoay giai đoạn đầu.
* Vậy nếu muốn triển khai agile cho các giám đốc, lãnh đạo doanh nghiệp thành công nên bắt đầu từ đâu?
– Bà Phan Thị Mỹ Hằng: Việc đầu tiên theo tôi có lẽ xây dựng niềm tin và lãnh đạo phải rất quyết liệt muốn làm. Phải có tư duy đúng thì mới có thể có hành động đúng!
– Ông Vũ Tuấn Anh: Chúng ta nói đến sự linh hoạt, trong tiếng Anh có “no pain, no gain”. Nhưng liệu các CEO có chấp nhận trả giá để có bài học hay không? Nhiều CEO muốn có kết quả tốt nhưng lại không muốn trả tiền cho thất bại?!
– Bà Phạm Thị Mỹ Lệ: Vậy tôi xin hỏi anh Tuấn Anh rằng, nếu chúng ta chấp nhận trả phí thì có bớt thất bại hơn không? Bởi vì, khi sử dụng dịch vụ tư vấn là đã đi ngược lại agile, bởi vì agile là phải nội sinh!
– Bà Phan Thị Mỹ Hằng: Tôi nghĩ, đương nhiên phải chấp nhận trả giá nhưng mà nên trả ở cái giá chấp nhận được. Tức là, khi làm cái gì phải lên kế hoạch cẩn thận, lập phương án dự phòng rủi ro và chi phí cho dự phòng rủi ro. Nếu mình sát sao nhiệt huyết, quan sát hàng ngày và tương tác, nhận phản hồi thì chi phí rủi ro của mình sẽ chấp nhận được và ở mức tối thiểu!
Kết thúc chuyên đề, bà Phạm Thị Mỹ Lệ đúc rút: “Chúng ta nên thống nhất về việc, để có thể đi tới đích phải hao tốn nguồn lực nhất định. Hoặc là doanh nghiệp tự học hỏi, tự trả giá trên đường đi, hoặc tính toán cân nhắc để tìm kiếm những nguồn lực hỗ trợ hợp lý, từ kinh nghiệm tự thân kết hợp tư vấn và người huấn luyện nhằm thiết kế ra một đường đi ngắn, gọn, nỗ lực nhất là đã agile rồi!
(theo Diễm Châu)
Hãy theo dõi clip các phần trình bày và các phiên thảo luận của diễn giả tại Diễn đàn nhân sự “Vươn tới tương lai” để cùng giải đáp thắc mắc mà bạn hoặc doanh nghiệp đang gặp phải.
** Clip nội dung các phần trình bày của diễn giả của tại Diễn đàn nhân sự “Vươn tới tương lai” sẽ được đăng tải lần lượt tại:
** Link tải slide tài liệu của diễn giả sử dụng trong diễn đàn:
